La domanda può essere presentata telefonicamente, per e-mail o per posta. Essa deve contenere indicazioni sufficienti per permettere all'UFAM di identificare il documento richiesto. A tal fine è opportuno fornire tutte le indicazioni a disposizione (ad es. data, titolo, numero di riferimento, periodo in questione, evento particolare, ambito preciso, autorità che ha allestito il documento, autorità che ha ricevuto il documento, altre autorità interessate). Prima di inoltrare una domanda potete contattarci per chiedere informazioni riguardo ai documenti disponibili.

L'UFAM prende posizione entro un termine ordinario di 20 giorni dall'inoltro della domanda di accesso. Il termine può essere prorogato; in tal caso sarete informati della proroga.

Se l'accesso al documento è limitato, differito o negato, o se l'UFAM non ha preso posizione entro i termini legali, potete presentare una domanda di mediazione all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.

In linea di principio l'accesso ai documenti ufficiali sottostà al pagamento di un emolumento. Non vengono fatturati emolumenti inferiori a fr. 100.--. Verrete informati se l'importo dell'emolumento sarà presumibilmente superiore a 100 franchi. In quel caso, perché venga trattata, dovrete confermare la vostra domanda d'accesso.